Zarządzanie obiektami komercyjnymi obejmuje naprawdę szeroki zakres nieruchomości. Zaliczymy do nich m.in. biurowce, nieruchomości handlowe (pasaże, galerie, centra, retail parki, targowiska), obiekty usługowe, sportowe, rozrywkowo-wypoczynkowe, magazynowe, produkcyjne, mieszkalne. Każdy z tych typów wymaga innego podejścia, ponieważ różni się profil najemców, charakterystyka obiektu oraz zakres usług zarządzania.

Sprawy nie ułatwia fakt, że bardzo często jeden obiekt komercyjny łączy w sobie kilka profilów specjalizacji. Stąd mamy do czynienia z budynkami biurowo-handlowo-usługowymi, stadionami z kompleksem konferencyjno-handlowym, kulturalnymi z infrastrukturą gastronomiczną, magazynami z zapleczem biurowym i tp. Sprawia to, że nieruchomość posiada silnie zindywidualizowaną charakterystykę. Pewne problemy typowe dla czystej kategorii obiektów mogą nie występować, czasem pojawią się jednak też bardzo specyficzne wyzwania.

Przykładem mogą być choćby dworce połączone z galerią handlową. Zarządcy odpada w dużej mierze marketing obiektu – zapewniony przez dworzec ruch klientów ściąga swoją atrakcyjnością najemców. Inną zaletą jest częściowe uniezależnienie dochodowości obiektu od trendów związanych z handlem online, wymuszających kosztowne zmiany w funkcjonalności. Za to zarządca obiektu komercyjnego, by pogodzić dwie tak różne specjalizacje, staje przed szeregiem wyzwań. Jest ich na tyle dużo, że wymienię tu tylko niektóre:

• Rozplanowanie powierzchni handlowych i ciągów komunikacyjnych prowadzących do dworca pod kątem ergonomii i bezpieczeństwa już na etapie projektu. Dbałość o podwyższone standardy w zakresie tłumienia hałasu, wstrząsów i wibracji. Zapewnienie obszarów odpoczynku i oczekiwania oraz bardziej rozbudowanej infrastruktury sanitarnej.
• Szczególny nacisk na infrastrukturę informacyjną (w tym jej aktualność), ważną dla pasażerów w podróży.
• Najlepsze dopasowanie tenant mix do profilu podróżnych stanowiących bazę odwiedzających (zwykle znacznie więcej punktów: gastronomicznych, oferujących artykuły i usługi przydatne w podróży oraz pamiątkarsko-prezentowe, a w większych miastach zapewnienie najemców działających całodobowo).
• Dopasowanie obsługi i ochrony obiektu do ruchu całodobowego (przynajmniej na niektórych obszarach).
• Koordynacja poważniejszych zmian w funkcjonowaniu i prac remontowo-budowlanych z zarządcami dworca i infrastruktury transportowej.
• Wzmożone zabiegi o korzystne dla obiektu planowanie urbanistyczne infrastruktury transportowej, by utrzymać znaczenie dworca.

Zarządzanie nieruchomościami biurowymi

Powierzchnie biurowe to jedne z najczęściej spotykanych nieruchomości komercyjnych. Lokowane są najczęściej w większych miastach i często łączone z pewną ilością powierzchni handlowo-usługowych, czy z centrami konferencyjnymi. Takie połączenia zapewniają bowiem synergię korzyści. Ich skupienie pomimo możliwej konkurencji samych obiektów, zapewnia najemcom bliskość potencjalnych partnerów biznesowych. Pozwala też skuteczniej wpływać na kształtowanie pożądanej przy zarządzaniu obiektem komercyjnym infrastruktury miejskiej. Innymi korzystnymi cechami są prestiżowa lokalizacja i dogodny dojazd. Z powyższych powodów powstają całe dzielnice biurowe – w centrach miast (tzw. city) lub wydzielonych, dobrze skomunikowanych lokalizacjach.

Charakterystyka:

• Najemcami są najczęściej średnie i duże firmy, korporacje, startupy, kancelarie prawne. Dużą część najemców stanowi sektor IT – niezwiązany z obiektami produkcyjnymi czy logistycznymi, poszukujący za to rozbudowanej infrastruktury telekomunikacyjnej i informatycznej.
• Umowy najmu są zwykle średnio- i długoterminowe (3-10 lat), choć coraz popularniejsze są tzw. flex office, czyli najem umożliwiający dostosowanie powierzchni biur do bieżących potrzeb firmy. Pewnym wyjątkiem mogą tu być centra startupowe, koncentrujące się na najmie krótkoterminowym z uwagi na duże ryzyko szybkiego zakończenia działalności takich firm.
• Obiekty biurowe najczęściej oferują wysoki standard – klimatyzację, infrastrukturę telekomunikacyjną i IT, obsługę recepcyjną, ochronę, inteligentne systemy zarządzania budynkiem (BMS), sale konferencyjne, parkingi, strefy relaksu, czy innego rodzaju udogodnienia dla pracowników.

Kluczowe zadania zarządcy obiektu biurowego:

Zarządzanie relacjami z najemcami – zapewnienie dobrej komunikacji, obsługi zgłoszeń, renegocjacji umów.

Optymalizacja kosztów operacyjnych – m.in. media, serwis sprzątający, ochrona, recepcja.

Dbanie o estetykę i funkcjonalność – zapewnienie czystości, opieka nad przestrzeniami wspólnymi, windami, strefami relaksu, parkingami i tp.

Obsługa techniczna – serwisy HVAC, przeglądy instalacji, zarządzanie i utrzymanie BMS.

Marketing i komercjalizacja – w celu utrzymania wysokiego poziomu wynajęcia powierzchni.

Zabiegi o utrzymanie/podwyższanie atrakcyjności obiektu i lokalizacji.

Największe wyzwania stojące przed zarządcą:

• Konkurencja między pobliskimi biurowcami, ale także między poszczególnymi lokalizacjami.
• Dopasowanie oferty do aktualnych trendów – pracy zdalnej lub hybrydowej (niższe zapotrzebowanie na biura), rosnąca popularność coworkingu, czy modelu flex office.
• Utrzymanie wysokiego standardu i cyklu modernizacji budynku przy minimalnym wpływie tych czynników na wzrost kosztów eksploatacyjnych.

Zarządzanie obiektami handlowymi

Nieruchomości handlowe to, obok powierzchni biurowych i mieszkalnych, najczęściej spotykany typ nieruchomości komercyjnej. Znajdziemy je wszędzie – od centrów wielkich miast po niewielkie wsie. Warunkiem zyskownego funkcjonowania jest jedynie wystarczająca liczba klientów punktu handlowego. Z uwagi na to ograniczenie, wybór lokalizacji na obiekt handlowy powinien być dokonywany z dużą ostrożnością. Konkurencja musi być jak najmniejsza, a wielkość placówki i asortyment produktów oferowanych przez obiekt – dobrze dopasowane do profilu i ilości potencjalnych klientów. Dużą zaletą nieruchomości handlowej będzie też własny parking i dobre skomunikowanie transportem publicznym. Z uwagi na rosnące znaczenie handlu online, przy zarządzaniu obiektem komercyjnym tego typu coraz częściej należy zaoferować klientom także dodatkowe atrakcje i funkcjonalności, by utrzymać zadowalającą dochodowość.

Charakterystyka zarządzania obiektem handlowym:

• Najemcami są sieci handlowe, restauracje, butiki, sklepy spożywcze, punkty usługowe.
• Umowy są często krótsze niż w biurowcach i niejednokrotnie częściowo zależne od wyników finansowych najemców.
• Obiekty wymagają intensywnej promocji i dostosowywania oferty do zmieniających się trendów konsumenckich.

Kluczowe zadania zarządcy obiektu handlowego:

Zarządzanie profilem najemców – dopasowanie branż i marek do lokalizacji obiektu, profilu i preferencji klientów.

Marketing i zarządzanie ruchem klientów – działania zwiększające odwiedzalność, w tym dbałość o atrakcyjną aranżację powierzchni wspólnych, organizacja eventów, kampanie promocyjne obiektu.

Rozliczanie najemców i obsługa finansowa obiektu – monitoring obrotów, dostosowywanie i rozliczanie czynszów oraz opłat eksploatacyjnych w relacji do obrotów najemców.

Dbałość o infrastrukturę – czystość, oświetlenie, parkingi, systemy bezpieczeństwa i tp.

Największe wyzwania stojące przed zarządcą obiektu handlowego

• Spadająca odwiedzalność centrów handlowych, spowodowana wzrostem popularności e-commerce.
• Dopasowanie oferty do zmieniających się trendów rynkowych i upodobań klientów.
• Optymalizacja pozytywnych i negatywnych efektów związanych z okresowymi modernizacjami i ewentualną rozbudową obiektu.

Zarządzanie nieruchomościami magazynowymi/logistycznymi

Nieruchomości magazynowe to bardzo specyficzna część rynku zarządzania obiektami komercyjnymi. Obok dobrego skomunikowania i rozbudowanej infrastruktury logistycznej, znacznie ważniejszym, niż w przypadku innych nieruchomości komercyjnych, kryterium będzie koszt przechowywania w przeliczeniu na jednostkę towaru. Dodatkowo koncentracja na obrocie hurtowym sprawia, że rozwiązania zwiększające sprawność, opłacalność i bezpieczeństwo obrotu różnymi rodzajami artykułów niejednokrotnie wymuszają wysoką specjalizację już na etapie projektu. Ponadto zazwyczaj każdy zainteresowany podmiot oczekuje dużej powierzchni magazynowej.
Dlatego tylko niewielka część obiektów magazynowych będzie posiadać kilku i więcej najemców. Wyjątek stanowią głównie centra logistyczne przy większych miastach i kluczowych węzłach transportu. Takimi węzłami mogą być porty morskie, lotnicze, czy zbiegi ważnych tras transportu drogowego i kolejowego. Specyfika obiektów magazynowych sprawia, że rzadko też są łączone z innymi typami powierzchni komercyjnych. Jeśli już – to z niewielkimi punktami biurowymi lub handlowymi.

Charakterystyka zarządzania obiektami logistycznymi

• Najemcami są producenci, przetwórcy, firmy logistyczne, duże sieci handlowe, e-commerce, operatorzy 3PL.
• Umowy są najczęściej długoterminowe (5-15 lat) ze względu na wysokie koszty adaptacji powierzchni.
• Nieruchomości magazynowe wymagają specjalistycznych rozwiązań technicznych – systemów dokowania, ramp, dużych placów manewrowych, dźwigów, suwnic, regałów wysokiego składowania, silosów, cystern, systemów napełniania, bezpieczeństwa i td.

Kluczowe zadania zarządcy obiektu logistycznego:

Techniczna obsługa obiektu – utrzymanie infrastruktury logistycznej, systemów zabezpieczeń, HVAC, wentylacji, doków, dróg wewnętrznych.

Dbałość o najniższe możliwe koszta funkcjonowania – m.in. kontrola zużycia energii, optymalizacja wykorzystania powierzchni magazynowej, wdrażanie rozwiązań oszczędnościowych.

Nadzór nad logistyką – realizowaniem harmonogramów dostaw i wysyłek oraz segregacji przechowywanych towarów pod kątem wielkości obrotu, maksymalnego okresu przechowywania, gabarytów, specjalnych wymogów przechowywania i tp. (zarządca może wchodzić w rolę spedytora).

Zapewnienie bezpieczeństwa – monitoring, ochrona, kontrola dostępu, procedury przeciwpożarowe i kryzysowe, współpraca ze strażą pożarną i tp.

Długoterminowe relacje z najemcami – negocjowanie stawek czynszu, umowy typu „built-to-suit” (budowa na zamówienie).

Największe wyzwania stojące przed zarządcą obiektu logistycznego:

• Rosnące wymagania wynikające z regulacji prawnych (m.in. bezpieczeństwo, efektywność energetyczna, ochrona środowiska).
• Ograniczona dostępność terenów inwestycyjnych blisko dużych miast i kluczowych węzłów transportowych.
• Konieczność ciągłego utrzymania obiektu w sprawności (np. systemy przeciwpożarowe, chłodnie dla towarów spożywczych, zapasowe systemy zasilania).
• Dostosowanie obiektu do zmian w technologiach logistycznych.
• Minimalizowanie negatywnych efektów spadku znaczenia lokalizacji w związku z pojawianiem się alternatywnych tras transportu, czy zmianą trendów w handlu międzynarodowym.

Zarządzanie nieruchomościami mieszkalnymi

Nieruchomości mieszkalne to najpowszechniejszy typ powierzchni komercyjnych. Zaliczymy do nich zarówno obiekty w modelu hotelowym (hotele, hostele, pensjonaty, schroniska), jak i apartamentowym (apartamenty i lokale mieszkalne na wynajem, agroturystyka).
Bardzo istotnym podziałem w przypadku nieruchomości mieszkalnych jest czas wynajmu – na najem krótkoterminowy i długoterminowy. Okres wynajmu determinuje wysokość opłat i często z tym związany standard usług dodatkowych. Osoby poszukujące najmu długoterminowego będą znacznie bardziej zainteresowane najniższą stawką czynszu w pożądanej lokalizacji. Oznacza to eliminację zbędnych z ich punktu widzenia udogodnień i usług dodatkowych lub zapewnienie ich we własnym zakresie. Stąd najem krótkookresowy – zapewniający dużą ilość usług dodatkowych – częściej funkcjonuje w ramach hotelowego modelu zarządzania obiektem komercyjnym.
W przypadku obiektów mieszkalnych najlepiej sprawdza się łączenie ich z pewną ilością powierzchni handlowo-usługowych, a dla hoteli – także z punktami konferencyjnymi.

Zalety modelu hotelowego

Stała kontrola nad jakością – standardy brandu, dbałość o wystrój, poziom obsługi.

Lepsze doświadczenie gościa – recepcja, room service, sprzątanie codzienne, często możliwość korzystania z dodatkowych usług i udogodnień.

Większa dywersyfikacja przychodów – nie tylko wynajem pokoi, ale też gastronomia, eventy, spa i tp.

Możliwość budowania i wykorzystania zaufania do marki – rozpoznawalność hotelu lub sieci zwiększa lojalność klientów.

Możliwość elastyczniejszej polityki cenowej – nawet przy krótkookresowych zmianach trendów.

Wady modelu hotelowego

Wysoki próg wejścia – hotelami zwykle są samodzielne obiekty, ponadto należy zapewnić infrastrukturę dla usług dodatkowych, a od zarządcy wymagane jest obszerne know-how.

Wysokie koszty operacyjne – personel, media, marketing, utrzymanie infrastruktury, konieczność zapewnienia stałego dostępu do szerokiego zakresu usług.

Większa zależność od opinii i recenzji – niska jakość obsługi, czy pogarszający się standard poprzez spadek obłożenia mogą szybko wpłynąć na kondycję finansową.

Konkurencja ze strony alternatywnych form zakwaterowania (np. airbnb, aparthotele)

Zalety modelu apartamentowego

Niski próg wejścia – możliwość zarządzania i zarabiania nawet na mniejszej ilości powierzchni o rozproszonej lokalizacji, brak potrzeby zapewniania usług dodatkowych, co za tym idzie – zarządcy wystarczy podstawowy zakres kompetencji.

Niższe koszty operacyjne – zwykle: brak recepcji, ograniczona obsługa, brak rozbudowanej infrastruktury.

Większa elastyczność w zarządzaniu zakresem cenowym – brak brandu oznacza, że właściciel sam decyduje o cenach i rabatach za długość wynajmu.

Większa niezależność od krótkotrwałych zmian w obłożeniu – dzięki popytowi na dłuższe pobyty ze strony osób podróżujących służbowo czy rodzin.

Wady modelu apartamentowego

Większa zmienność sezonowa obłożenia – poza sezonem mniejsze zainteresowanie dłuższymi pobytami.

Brak lub ograniczone wsparcie operacyjne – zarządca posiada mniejsze możliwości finansowe zatrudnienia dodatkowych pracowników lub korzystania z usług zewnętrznych.

Większe uzależnienie od okoliczności niezależnych – z powodu braku kontroli nad obsługą i polityką obiektów, w których posiada apartamenty, znacznie mniejszego znaczenia gospodarczego dla prawodawcy i społeczności lokalnej, często też niekomercyjnego przeznaczenia całego obiektu.

Mniejsza możliwość reagowania na chwilowe zmiany trendów – z uwagi na przewagę dłuższych umów na najem.