Dobre praktyki – zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi

Przedstawione poniżej dobre praktyki w zarządzaniu nieruchomościami pomyślane zostały jako pomoc dla kandydatów na zarządców oraz dla potencjalnych partnerów i pracodawców zarządców obiektów komercyjnych, mająca zapoznać ich ze specyfiką zawodu i pozwolić im zorientować się, czego po zarządcy obiektu komercyjnego można się spodziewać – szczególnie jeśli chodzi o proces komercjalizacji nieruchomości.

Dokument ten ma służyć jedynie celom poglądowym i edukacyjnym. Nie ma on charakteru oficjalnych zaleceń jakiejkolwiek organizacji, osoby prawnej lub fizycznej, ani autoryzowanej pomocy dydaktycznej w jakimkolwiek szkolnictwie zawodowym.

Wyjaśnienie niektórych terminów użytych w poniższym tekście znajdziesz w Słowniczku pojęć związanych z zarządzaniem i komercjalizacją nieruchomości

ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIAMI KOMERCYJNYMI – ORGANIZACJA –

 

NIERUCHOMOŚĆ KOMERCYJNA

Podczas zarządzania nieruchomością trzeba uwzględnić jej charakter związany z zaspokajaniem potrzeb właścicieli, inwestorów, najemców i klientów.

Obiekt komercyjny to budynek lub zespół budynków oraz urządzeń terenowych przystosowany do celów komercyjnych, czyli uzyskania dochodu z prowadzonej przez jego użytkowników działalności. Obiekty komercyjne mogą posiadać różną charakterystykę funkcjonalno-użytkową, wielkość, specjalizację, zakres handlu i świadczonych usług, formę własności, organizację i system biznesowy. Najczęściej spotykane nieruchomości komercyjne to:

• centra i galerie handlowe,
• pawilony handlowo-usługowe,
• budynki biurowe,
• centra biurowo-konferencyjne,
• magazyny,
• budynki i hale fabryczne,
• obiekty sportowe (stadiony, tory, hale, baseny),
• obiekty rozrywkowe (kina, teatry, wesołe miasteczka),
• placówki służby zdrowia,
• placówki edukacyjno-oświatowe
• domy, mieszkania i apartamenty na wynajem.

 

ZARZĄDCA OBIEKTU

Zarządca obiektu musi posiadać wiedzę, umiejętności i kompetencje niezbędne do profesjonalnego zarządzania i komercjalizacji nieruchomości. Musi też umieć starannie dobierać współpracowników.

Wymagania wobec zarządców obiektów komercyjnych zwykle są zbliżone. Zarządca ma posiadać m.in.:

• odpowiednie kwalifikacje zawodowe związane z zarządzaniem obiektami, np. ukończone studia wyższe, podyplomowe, kursy lub szkolenia organizowane przez wiarygodne podmioty,
• przynajmniej podstawową znajomość zagadnień będących przedmiotem działalności komercyjnej,
• znajomość przepisów prawnych regulujących działalność obiektów komercyjnych,
• zdolności organizacyjne i menadżerskie,
• umiejętność otwartej komunikacji z rozmówcami,
• umiejętność negocjacji,
• umiejętność prowadzenia efektywnej komercjalizacji obiektu w celu maksymalizowania dochodu
• umiejętność minimalizacji kosztów nieruchomości,
• umiejętność pracy w stresie i pod presją czasu,
• doświadczenie.

Nie każda nieruchomość komercyjna wymaga od zarządzającego tego samego zakresu kompetencji. Niektóre obiekty nie będą konkurować na rynku ze względu na skalę lub specyfikę przeznaczenia, inne będą użytkowane tylko przez jeden podmiot. W każdym jednak przypadku wymagania wobec zarządcy muszą obejmować co najmniej podstawową znajomość specyfiki branży, której służy obiekt.

Niezależnie od wielkości obiektu komercyjnego, zarządca pełni rolę kierowniczą – deleguje i rozlicza wykonywane zadania zlecane personelowi własnemu i firmom zewnętrznym. Im większy obiekt, tym bardziej rozbudowana struktura pionowa i pozioma, co przekłada się na proporcjonalnie rosnącą rolę kadry kierowniczej podległej zarządcy. Ze względu na powierzony mu szeroki zakres działania, zarządzający obiektem musi ze szczególną starannością dobierać najbliższych współpracowników – co do których będzie miał pewność, że kompetentnie wypełnią powierzone im zadania oraz we właściwy sposób dobiorą i pokierują kadrą niższego szczebla. Niezależnie od ich specjalizacji, współpracownicy zarządcy powinni charakteryzować się: kompetencją, umiejętnością współpracy z zarządcą i zarządzania zespołem, rzetelnością, umiejętnością zwięzłej i dokładnej komunikacji.

 

WŁAŚCICIEL NIERUCHOMOŚCI

Zarządca realizuje cele właściciela obiektu.

Większość obiektów komercyjnych należy do podmiotów prywatnych, których podstawowym priorytetem są działania komercyjne. Cele właściciela określone są zwykle w odpowiednich dokumentach wewnętrznych. Zarządzający nieruchomością powinien dokładnie zapoznać się z nimi, a także z opinią właściciela, inwestorów i najemców. W miarę potrzeb zarządca musi zwracać się o dodatkowe wyjaśnienia i interpretacje.

Zwykle celem zarządcy jest:

• dbałość o niezakłócone działanie obiektu,
• dbałość o dobry stan techniczny obiektu, który umożliwi wieloletnie użytkowanie,
• zapewnienie właściwej obsługi podatkowej i prawnej,
• maksymalizacja dochodu,
• minimalizacja kosztów,
• dbałość o właściwy marketing nieruchomości,
• godna reprezentacja właściciela,
• realizacja zgodnych z interesem właściciela potrzeb najemców,
• zapewnienie obiektowi kompetentnego personelu i dostawców usług.

 

DZIAŁALNOŚĆ ZARZĄDCY.

Zarządca nieruchomości realizuje cel i zakres działania obiektu, określony w dokumentach statutowych.

Jak wskazano wyżej, zarządca zapoznaje się i konsekwentnie realizuje cel i zakres działania obiektu określony w dokumentach wewnętrznych: obiektu, jego właściciela, ewentualnie inwestora.

Zarządzający obiektem podejmuje bieżące, praktyczne działania, takie jak:

• zarządzanie infrastrukturą obiektu,
• wynajem powierzchni na prowadzenie działalności handlowej, gastronomicznej, biurowej czy usługowej (komercjalizację nieruchomości)
• umożliwianie (w zakresie określonym umowami) korzystania z infrastruktury obiektu działającym w nim najemcom i świadczenie usług z tym związanych,
• wprowadzanie udogodnień i usług pożądanych przez najemców w zakresie, jaki przyczyni się do zwiększenia lub utrzymania dochodu z obiektu,
• przeglądy, rozbudowa, przebudowa, oraz modernizacja i remonty na terenie nieruchomości,
• rekrutacja i zarządzanie personelem obiektu,
• zapewnienie obiektowi obsługi prawnej i finansowej,
• pozyskiwanie najemców, partnerów, reklamodawców i sponsorów,
• marketing kreujący wizerunek obiektu, budujący świadomość i generujący ruch klientów,
• zabiegi o umiejscowienie w pobliżu obiektu pożądanej infrastruktury lub usług komunalnych (np. dobre skomunikowanie obiektu),
• przedstawianie właścicielowi, inwestorowi, najemcom sugestii podjęcia działań leżących poza kompetencjami zarządcy, a mających na celu właściwe zarządzanie nieruchomością.

 

FORMA PRAWNA.

Zarządzanie nieruchomością odbywa się w ramach formy prawnej obiektu, zarządca może jednak wnioskować o jej zmianę.

Obiekty komercyjne funkcjonują najczęściej jako samodzielne spółki prawa handlowego lub jako własność osób prawnych i fizycznych. Zarządca dostosowuje działania do formy prawnej nieruchomości i wynikających z niej uwarunkowań. Na bieżąco poszukuje rozwiązań, które zapewnią:

• najlepszą jakość i dostępność świadczonych usług,
• maksymalizację dochodów i minimalizację kosztów,
• strategiczne planowanie rozwoju działalności,
• przewagę konkurencyjną.

W miarę potrzeb wynikających z realiów prawnych, finansowych lub rynkowych zarządzający powinien rekomendować zmianę formy prawnej obiektu.

 

DOKUMENTY ORGANIZACYJNE.

Zarządca nieruchomości jest odpowiedzialny za kompletność i aktualność podstawowych dokumentów organizacyjnych.

Do podstawowych dokumentów organizacyjnych obiektu komercyjnego zalicza się: statut obiektu, regulamin organizacyjny, a także zarządzenia, instrukcje itp.

Statut – nadawany jest przez właściciela obiektu. Określa status formalny obiektu, cel, zakres i ogólne zasady działania, zasady nabywania majątku obiektu (w tym wyposażenia niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania obiektu), może zawierać też sposób powoływania oraz ramowy zakres kompetencji i odpowiedzialności zarządcy.

Regulamin organizacyjny – zwykle nadawany jest przez zarządcę obiektu. Określa szczegółowe zasady funkcjonowania oraz organizację wewnętrzną obiektu.

Pozostałe wewnętrzne akty normatywne (inne regulaminy, zarządzenia, instrukcje i procedury) – wydawane są samodzielnie przez Zarządcę obiektu lub z jego upoważnienia.

Zarządca podstawowe dokumenty organizacyjne obiektu zastaje zwykle już gotowe. Należy jednak wykonać wstępne, a potem okresowe przeglądy i aktualizacje tych dokumentów (lub wnioskować o takie aktualizacje do właściciela).

 

REPREZENTACJA

Zarządzający nieruchomością w oparciu o udzielone pełnomocnictwa reprezentuje obiekt na zewnątrz.

W ramach funkcji reprezentacyjnych zarządca nieruchomości komercyjnej:

• kieruje statutową działalnością obiektu i nadzoruje ją,
• reprezentuje obiekt na zewnątrz i dokonuje związanych z tym czynności prawnych (w tym związanych z komercjalizacją obiektu),
• zawiera i rozwiązuje lub zmienia umowy finansowe – o prowadzenie rachunku bankowego, dotyczące zewnętrznego pozyskiwania finansowania, umorzenia nieściągalnych należności,
• zawiera umowy związane z obsługą obiektu,
• występuje w charakterze strony w sprawach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych dotyczących działalności obiektu, a także udziela pełnomocnictw procesowych w takich sprawach,
• reprezentuje obiekt wobec pracowników i najemców – podpisuje zarządzenia, regulaminy, podejmuje i zatwierdza decyzje z zakresu human relations, przedłuża, zmienia i rozwiązuje umowy najmu, dzierżawy i inne.
• podpisuje dokumenty kierowane na zewnątrz (odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, skargi, wnioski i td).

Zarządca musi się upewnić, że ma pełnomocnictwa do podejmowanych decyzji i działań. W przypadku spółek prawa handlowego zasady reprezentacji wynikają z przepisów kodeksu spółek handlowych oraz aktu utworzenia spółki. Do czynności przekraczających zakres pełnomocnictw wymagana jest zgoda organu udzielającego pełnomocnictwo (do czynności wykraczających poza zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo szczególne). Zarządca musi pamiętać, że zaciągnięcie zobowiązań pieniężnych zwykle wymaga zgody właściciela lub kontrasygnaty głównego księgowego. Kontrasygnaty wymagają też sprawozdania wynikające z ustawy o rachunkowości

Zarządzający obiektem powinien wprowadzić regulacje dotyczące jego zastępstwa w okresie nieobecności, przy czym zastępcę powinien upoważnić imiennie. Powinna być też uwzględniona sytuacja,  gdy nieobecne są obie te osoby. Dodatkowo zarządca może upoważnić innych pracowników do dokonywania czynności zbliżonych do ich zakresu obowiązków. Zarządca musi posiadać upoważnienia do dalszego cedowania obowiązków. Z zakresu cedowanych upoważnień należy wyłączyć te związane z zaciąganiem zobowiązań finansowych – szczególnie wykraczających poza plany na dany rok.

 

STRUKTURA ORGANIZACYJNA

Zarządca określa strukturę organizacyjną obiektu w oparciu o jego formę prawną, rodzaj prowadzonej działalności i realnie występujące potrzeby.

Zarządca zwykle zarządza obiektem jednoosobowo. To jemu podporządkowany jest personel obiektu. Sprawne zarządzanie nieruchomością wymaga stworzenia regulaminu organizacyjnego określającego zadania, odpowiedzialność, podporządkowanie i nadzór poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk.

Struktura organizacyjna powinna być dostosowana do specyfiki obiektu, jednak typowy podział kompetencyjny obejmuje zwykle:

• kwestie finansowo-księgowe,
• kwestie organizacyjno-prawne,
• kwestie kadrowo-administracyjne,
• kwestie komercjalizacji nieruchomości,
• kwestie opieki nad najemcami,
• marketing,
• obsługę gospodarczą i techniczną,

Kadrę zwykle podzielić można na:

• zarządzającą (kierownictwo obiektu i głównych struktur organizacyjnych),
• ogólnoadministracyjną
• specjalistyczną (informatycy, administratorzy bezpieczeństwa informacji, marketingowcy, prawnicy),
• pomocniczą (kierowcy, pracownicy obsługi, magazynierzy, konserwatorzy, robotnicy gospodarczy, szatniarze, sprzątacze, dozorcy, ochroniarze).

W strukturze organizacyjnej, regulaminie i innych dokumentach organizacyjnych należy także uwzględnić pozycję firm zewnętrznych (w granicach usług świadczonych dla obiektu), ich zakres kompetencji na obiekcie, sposób weryfikacji bezpieczeństwa, wykonanej pracy, sposób przepływu poleceń i informacji dla nich (nie zapominając o odpowiednich uzgodnieniach z osobami zarządzającymi tymi podmiotami).

 

MAJĄTEK

Zarządca jest odpowiedzialny za majątek obiektu, musi więc dbać o jego stan i zapewnić rozbudowę realizującą konieczne potrzeby.

Majątek stanowią:

• nieruchomości zabudowane i niezabudowane przekazane obiektowi w trwały zarząd, administrowanie lub w inne formy władania,
• środki trwałe,
• składniki majątkowe nabyte ze środków finansowych obiektu
• inne składniki majątkowe będące we władaniu zarządcy

Majątek obiektów działających w ramach spółek prawa handlowego lub będących własnością prywatną stanowi odpowiednio majątek tych spółek lub osób.

Zarządzający nieruchomością powinien racjonalnie, celowo i oszczędnie gospodarować majątkiem zgodnie z jego przeznaczeniem, zachowując należytą staranność podczas eksploatacji. Zarządzając nieruchomością należy wykorzystywać wszelkie dostępne środki, w tym możliwość wszczęcia postępowania sądowego i administracyjnego, by:

• dbać o dobry stan składników mienia nieruchomego i ruchomego, w tym również powierzonego,
• wykonywać prawa i obowiązki związane z mieniem obiektu,
• uwzględniać żądania ochrony praw do mienia oddanego we władanie,
• uwzględniać żądania ochrony praw związane z działalnością statutową obiektu,
• podejmować uzasadnione decyzje o likwidacji składników majątku będącego na stanie obiektu w przypadku ich zużycia, zniszczenia lub zaginięcia.

Jeśli jesteś właścicielem nieruchomości komercyjnej, dowiedz się, dlaczego warto zwrócić się do ekspertów w procesie komercjalizacji nieruchomości i zarządzania obiektami komercyjnymi

 

Zobacz też listę portali z informacjami przydatnymi zarządcy nieruchomości komercyjnej